En el primer artículo sobre la informatización del sistema de gestión de una empresa comentaba los tres requisitos a cumplir para validar la implantación de dicho sistema. En este segundo artículo voy a profundizar en ellos comenzando con la eliminación de redundancia en la información, uno de los objetivos más importantes que debe alcanzar un sistema de gestión empresarial recién instalado.
Si se pretende que el sistema de gestión de convierta en el «cerebro» de la empresa, es necesario en la medida de lo posible que la información se almacene en un sólo lugar en un único formato de datos. De este modo no sólo resulta muy sencillo para el sistema gestionar nuestra información sino que así se nos asegura que la información que mantiene es la realmente válida. Aparte de la coherencia de la información, la otra gran ventaja de este sistema es que se disminuyen drásticamente los costes de mantenimiento y procesamiento de la información de la empresa, siendo más sencillo que nunca consultar cualquier dato que necesitemos al contar con una única fuente de información.
Esto por supuesto influye directamente en el segundo requisito, el de facilitar la salvaguarda de la información. Al estar todos los datos en un único lugar, resulta muy sencillo implantar tanto sistemas de seguridad que aumenten la tolerancia del sistema frente a fallos como sistema de respaldo que realicen copias de seguridad completas de la información de la empresa de una forma segura (valga la redundancia), sencilla y eficiente. Para darse cuenta de su importancia, basta con imaginarse esta situación: vamos a recuperar nuestro sistema tras una caída y nos encontramos con que hay una base de datos que no reside en nuestro sistema de gestión (por tanto no se ha respaldado) pero que es vital para nuestra empresa… ¡ni la mejor película de miedo!
Así mismo, el tercer requisito, la obtención de informes sobre el estado de la empresa en cualquier momento, será tan posible como lo sea el primero. Cuanta más información se encuentre en poder del sistema de gestión, más detallados serán los informes y más áreas y variables podrán tenerse en cuenta en su obtención. Es cierto que mediante la integración de diversas fuentes de información podríamos llegar al mismo nivel de profundidad que en el caso de que el sistema de gestión controlase toda la información de la empresa, pero siempre a un coste mayor (al tener que realizar dicho trabajo de integración) y con mayores tiempo de procesamiento (al tener que tratar varias fuentes de información con posible formatos diferentes entre sí). En cualquier caso, estos informes son los que nos van a dar en cualquier momento una «fotografía» muy exacta de la situación real de la empresa y nos van a permitir tomar decisiones con conocimiento de causa, detectar oportunidades de negocio y prevenir eventuales situaciones de crisis.
¿Y dónde encaja en todo esto el software libre? Lo veremos en el próximo articulo.
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